Categoría: Verifactu

Resumen rápido: la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) obliga a todas las empresas y profesionales españoles a emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado en sus operaciones B2B. El reglamento de desarrollo está pendiente de publicación oficial al cierre de este artículo. Cuando se publique, arrancará un calendario de entre 12 y 24 meses según el tamaño de la empresa. Esta obligación es distinta e independiente de Verifactu: afecta al canal y al formato de la factura, no al registro de facturación ante la AEAT.

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Qué es la factura electrónica obligatoria y en qué se diferencia de Verifactu

La factura electrónica B2B es una factura emitida y recibida en formato digital estructurado —es decir, un archivo XML u otro formato legible por máquina, no un PDF— entre empresas y profesionales (operaciones entre sujetos pasivos del IVA).

Su base legal es el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas —conocida como Ley Crea y Crece—, que modificó la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información para extender la obligación de facturación electrónica al sector privado.

Antes de 2022, la factura electrónica solo era obligatoria en operaciones con la Administración Pública (B2G, en vigor desde 2015 a través del sistema FACe). La Ley Crea y Crece da el paso al terreno privado.

La diferencia clave con Verifactu, que muchas empresas confunden, es la siguiente:

Son obligaciones compatibles y complementarias, no alternativas. La misma factura puede cumplir con ambas si el software elegido está adaptado a los dos marcos normativos.

Calendario de implantación por tamaño de empresa

El reglamento de desarrollo de la Ley Crea y Crece está pendiente de publicación en el BOE al cierre de este artículo. Los plazos que se indican a continuación son los previstos en el texto legal y en el borrador reglamentario en tramitación; el punto de partida (día D) se contará desde la publicación oficial del reglamento.

Tres aclaraciones importantes sobre esta tabla:

1. La distinción de 8 millones € se refiere al volumen de operaciones del año anterior, no al número de empleados ni a la forma jurídica.
2. Las empresas grandes tienen obligación de emitir Y recibir desde el mes 12. Las pequeñas solo deben estar en condiciones de recibir durante el primer año, y de emitir a partir del mes 24.
3. Los plazos exactos y posibles excepciones quedarán fijados en el reglamento. Marca pendiente de publicación reglamentaria cualquier fecha concreta que consultes antes de que el reglamento esté en el BOE.

Formatos válidos y plataformas disponibles

Formatos esperados

El reglamento previsiblemente homologará los siguientes formatos de factura electrónica estructurada:

• Facturae (estándar de la AEAT, ya usado en B2G): formato XML propio de la Administración española, ampliamente soportado por el software contable nacional.
• UBL 2.1 (Universal Business Language): estándar internacional ISO/IEC, el más usado en Europa para facturación electrónica.
• CII (Cross-Industry Invoice, UN/CEFACT): otro estándar XML europeo, utilizado en el formato híbrido ZUGFeRD/Factur-X.
• EDIFACT: formato EDI histórico, presente en grandes cadenas de distribución y sectores con integración ERP-ERP consolidada.

Lo relevante es que un PDF no es una factura electrónica a efectos de esta obligación, aunque se envíe por correo electrónico. El PDF no es legible por máquina de forma estructurada. Seguir enviando PDFs no cumplirá la obligación.

Plataformas de transmisión

Habrá dos vías para enviar y recibir facturas electrónicas:

• Plataforma pública FACeB2B: gestionada por el Ministerio de Asuntos Económicos, ya operativa en pruebas. Será gratuita y accesible para cualquier empresa, siguiendo el modelo de FACe para el sector público.
• Plataformas privadas certificadas: soluciones comerciales homologadas (Holded, Sage, A3 (Wolters Kluwer), Quipu, Docuten, Tungsten Network, etc.) que permiten el intercambio entre empresas clientes de distintos proveedores, siempre que cumplan los requisitos de interoperabilidad del reglamento.

El reglamento deberá garantizar que las plataformas privadas sean interoperables entre sí, de modo que una empresa en Holded pueda enviar una factura a un proveedor en Sage sin fricciones.

Cómo prepararse: 5 pasos por orden

Paso 1: Determina en qué grupo estás

Revisa tu volumen de operaciones del año anterior. Si superas los 8 millones €, estarás en el grupo de 12 meses en cuanto se publique el reglamento. Si no llegas, tienes 24 meses para emitir, pero deberás poder recibir facturas electrónicas antes.

Atención si perteneces a un grupo empresarial: el umbral de 8 millones puede evaluarse a nivel de grupo y no solo de la entidad individual. Consulta con tu asesoría antes de concluir en qué tramo quedarás.

Paso 2: Elige una plataforma o actualiza tu software

Evalúa si tu programa de facturación actual está en hoja de ruta de adaptación. Las preguntas clave al proveedor son:

• ¿Soporta los formatos Facturae y UBL 2.1?
• ¿Tiene integración con FACeB2B o con plataformas privadas certificadas?
• ¿Está también adaptado a Verifactu (RD 1007/2023)?

Si la respuesta es negativa o evasiva en más de una, es mejor cambiar de solución con margen que esperar al último trimestre del plazo.

Paso 3: Forma al equipo administrativo

La facturación electrónica cambia el flujo de trabajo: ya no se «envía un PDF por email». Hay que emitir desde el sistema, confirmar la recepción por parte del destinatario y gestionar los rechazos o disputas a través de la plataforma. Cuanto antes integre el equipo el nuevo flujo, menor el impacto cuando la obligación entre en vigor.

Paso 4: Integra con tu ERP o software de contabilidad

Si utilizas un ERP o un software contable independiente del de facturación, el nuevo esquema requiere integración entre ambos para que las facturas emitidas y recibidas fluyan automáticamente a la contabilidad. Una integración mal hecha genera descuadres, duplicados y retrasos en el cierre mensual.

Paso 5: Haz pruebas con clientes y proveedores clave

No esperes a la obligación legal para probar el canal. Muchos de tus clientes o proveedores grandes ya tienen sus sistemas listos. Empieza a enviar facturas electrónicas de forma voluntaria: detectarás incompatibilidades de formato con tiempo suficiente para resolverlas.

Si aún no has usado el bono Kit Digital, la categoría de factura electrónica puede financiar la solución con hasta 2.000 € en el Segmento III.

Sanciones previstas

La Ley 18/2022 no detalla el régimen sancionador en el propio articulado: lo remite al reglamento de desarrollo. El borrador en tramitación prevé sanciones de hasta 10.000 € por incumplimiento de la obligación de emitir o recibir en formato electrónico. Pendiente de confirmación definitiva en el reglamento.

Lo que sí está claro desde ya es que continuar emitiendo facturas en PDF una vez vencido el plazo constituirá un incumplimiento formal con consecuencias en inspecciones de IVA e IS.

Compatibilidad entre factura electrónica B2B y Verifactu

Cuando ambas obligaciones estén en vigor, el flujo para una empresa que opte por la modalidad Verifactu será:

1. Emites la factura desde tu software → el programa la registra con hash encadenado y envía el registro a la AEAT (Verifactu).
2. La misma factura, en formato XML estructurado, se transmite a tu cliente a través de la plataforma pública o privada (Ley Crea y Crece).
3. El cliente confirma la recepción. En algunos casos, también el pago.

Un solo software bien adaptado puede ejecutar los dos pasos sin intervención manual. La clave es elegir una solución que certifique cumplimiento con ambos reglamentos, no solo con uno. Para más contexto sobre Verifactu y su calendario propio, puedes consultar el artículo sobre el aplazamiento de Verifactu a 2027.

Errores frecuentes que ya vemos en empresas y autónomos

1. Confundir factura electrónica B2B con Verifactu. Son dos marcos legales distintos. Estar adaptado a uno no garantiza cumplimiento con el otro.
2. Creer que enviar un PDF firmado digitalmente es suficiente. Un PDF firmado con certificado es un documento auténtico, pero no es una factura electrónica estructurada. No cumple la obligación.
3. Esperar a que el reglamento se publique para empezar a moverse. En cuanto se publique arranca el reloj. Quien no haya evaluado su software tendrá plazos reales mucho más cortos.
4. Asumir que la plataforma pública (FACeB2B) no requiere preparación. Integrarse con FACeB2B también exige que tu software pueda generar el formato requerido y comunicarse con la plataforma mediante API o servicio web.
5. Olvidar la obligación de recibir. Las pymes tienen 12 meses para estar preparadas para recibir facturas electrónicas, aunque no tengan que emitirlas todavía. Si un cliente grande te envía una factura electrónica antes de tu plazo de emisión, debes poder procesarla.
6. No consultar el impacto en clientes B2G ya activos. Si ya emites facturas a la Administración por FACe, el sistema B2B privado es diferente. No se traslada automáticamente la configuración.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria

¿La obligación afecta también a consumidores particulares (B2C)?

No. La Ley Crea y Crece solo obliga en operaciones entre empresarios y profesionales (B2B). Las facturas a consumidores finales (B2C) no entran en el ámbito de esta obligación. Un autónomo que facture tanto a empresas como a particulares solo deberá emitir electrónicamente las facturas destinadas a clientes empresariales.

¿Un autónomo con facturación muy baja está exento de emitir?

No existe exención por umbral mínimo de facturación para la obligación de emitir. Lo que cambia es el plazo: los autónomos y pymes por debajo de los 8 millones €/año tienen 24 meses desde la publicación del reglamento (frente a los 12 meses de las empresas grandes). Durante los primeros 12 meses, los pequeños solo deben poder recibir, no necesariamente emitir. Pero la obligación de emitir llega igualmente en el mes 24.

¿Qué ocurre si mi cliente pyme no acepta la factura electrónica porque todavía no tiene su sistema adaptado?

La obligación legal de emitir es tuya si estás en el grupo de 12 meses. Si tu cliente aún no puede recibir, el reglamento prevé que la plataforma pública (FACeB2B) actúe como repositorio neutral: emites y la factura queda disponible para que el receptor la descargue cuando pueda. No podrás excusar el incumplimiento porque el destinatario no tenga su sistema listo.

¿Se puede seguir enviando un PDF como complemento a la factura electrónica?

Sí, como documento informativo o copia de cortesía, pero el PDF no tendrá valor legal a efectos de la obligación. La factura válida será el archivo en formato estructurado. Si envías solo PDF, la operación se considerará facturada sin cumplir el requisito electrónico.

¿Las facturas electrónicas B2B deben ir firmadas digitalmente?

El reglamento probablemente admitirá varias formas de autenticación de la integridad (firma electrónica reconocida, sello electrónico de empresa, EDI con acuerdo previo o transmisión a través de plataforma certificada). La firma electrónica avanzada no será la única opción. Pendiente de confirmación en el reglamento de desarrollo.

¿Las facturas a la Administración Pública (B2G) también entran en esta obligación?

No. Las facturas a la Administración ya son obligatorias en formato electrónico desde 2015 (FACe) para contratos con el sector público estatal, y desde fechas similares para CC.AA. y entes locales según su normativa propia. La Ley Crea y Crece no modifica ese régimen; lo que hace es extender la obligación al sector privado. Si ya facturas a la Administración por FACe, esa vía no cambia.

¿Qué pasa si mi software actual no estará listo a tiempo?

En ese caso, la opción más segura es migrar a una plataforma diferente con suficiente antelación o contratar un servicio intermediario que actúe como operador de facturación electrónica en tu nombre. Esperar a los últimos meses del plazo para cambiar de software genera riesgos operativos altos: migraciones de datos, formación del equipo, pruebas con clientes y posibles incidencias técnicas.

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Si tu actividad como autónomo o empresa está en Toledo o Castilla-La Mancha, en Palencia Asesores trabajamos con el marco normativo actualizado y te ayudamos a elegir la solución de facturación más adecuada a tu volumen y tipo de operaciones. También puedes consultar nuestros artículos sobre cuotas de autónomos 2026, alta como autónomo paso a paso y Kit Digital para autónomos.

Resumen rápido: Verifactu no es obligatorio en 2026. El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE de 3 de diciembre de 2025) aplazó por segunda vez la entrada en vigor del sistema. Las nuevas fechas obligatorias son 1 de enero de 2027 para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos y profesionales. El aplazamiento no afecta a los desarrolladores y comercializadores de software de facturación, que siguen obligados a tener sus sistemas adaptados desde el 29 de julio de 2025. El marco antifraude (Ley 11/2021) y el Reglamento Verifactu (Real Decreto 1007/2023) permanecen vigentes.

A continuación tienes el calendario actualizado, qué obligaciones de fondo persisten pese al aplazamiento, qué decisiones puedes tomar ahora para llegar preparado y los errores que vemos en empresas que se confían con la prórroga.

Qué es Verifactu y de dónde viene la obligación

Verifactu es el nombre comercial del Sistema Informático de Facturación verificable previsto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003 General Tributaria, redactado por la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y desarrollado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprobó el Reglamento que regula los requisitos de los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos de facturación.

El objetivo es asegurar que los programas de facturación cumplan ciertos estándares (integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad) y, opcionalmente o de manera obligatoria según el régimen, remitir cada factura a la AEAT en tiempo real mediante el sistema Verifactu.

No confundir con la factura electrónica B2B regulada por la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), que es una obligación distinta con su propio calendario.

El nuevo calendario tras el RDL 15/2025

El aplazamiento es automático: no hay que solicitarlo ni declarar nada. Aplica por igual a todos los obligados que correspondan a cada subgrupo.

Por qué se ha aplazado dos veces

El RDL 15/2025 es la segunda prórroga. La primera ya había desplazado las fechas iniciales del Reglamento. El Ministerio de Hacienda justifica el aplazamiento en:

1. Necesidad de dar margen a empresas y autónomos para adaptar sus sistemas informáticos sin sobrecargar el tejido productivo.
2. Coordinación con la factura electrónica obligatoria prevista en la Ley Crea y Crece, cuyo desarrollo reglamentario también se ha visto retrasado por recursos judiciales.
3. Coexistencia con otras obligaciones tributarias (SII, modelo 347, modelo 349) para evitar redundancias.
4. Implantación ordenada y homogénea en todo el tejido empresarial, según declaraciones oficiales del Ministerio.

Qué obligaciones siguen vigentes en 2026 (a pesar del aplazamiento)

El aplazamiento mueve la fecha de entrada en vigor obligatoria, pero no deroga el marco antifraude. Estos puntos se mantienen:

• Prohibición del software de doble uso. El art. 201 bis de la LGT mantiene la sanción a quienes fabriquen, posean o utilicen sistemas informáticos que permitan llevar contabilidades, libros o registros distintos a los exigidos. Sanciones de hasta 150.000 € por ejercicio.
• Requisitos de integridad, conservación y trazabilidad del software de facturación que ya se aplican a sujetos del SII (Suministro Inmediato de Información del IVA).
• Obligación de los desarrolladores de tener sus sistemas adaptados desde el 29 de julio de 2025. Si tu software no está actualmente adaptado, tu proveedor está incumpliendo.
• Obligaciones específicas del SII para grandes empresas, grupos de IVA y empresas que voluntariamente se acogieron al sistema.
• Factura electrónica B2B según calendario de Ley Crea y Crece (calendario propio, no afectado por este RDL).

Es decir, no hay margen para volver a software no conforme. Quien usaba un programa adaptado debe seguir usándolo.

Quién está obligado a Verifactu (cuando entre en vigor)

• Empresas obligadas al Impuesto sobre Sociedades (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas, asociaciones con actividad económica): obligación a partir del 1 enero 2027.
• Autónomos y profesionales que utilicen sistemas informáticos de facturación: obligación a partir del 1 julio 2027.

No están obligados:
– Quienes ya están en el SII (régimen mensual de IVA).
– Empresas con domicilio fiscal en País Vasco o Navarra (regímenes forales con sus propias normas, salvo establecimientos en territorio común).
– Operaciones documentadas con factura simplificada o ticket que no requieran factura completa.
– Operaciones realizadas sin uso de sistemas informáticos (facturación manual real, en desuso).

Las dos modalidades del Reglamento: Verifactu vs sistemas no Verifactu

El Reglamento ofrece dos vías de cumplimiento:

Modalidad Verifactu (envío en tiempo real)

El software emite la factura y, en el mismo acto, envía un registro a la AEAT con datos esenciales. Cada factura queda encadenada mediante un hash con la anterior, garantizando trazabilidad. La AEAT confirma la recepción.

Ventajas: el contribuyente queda exonerado de obligaciones formales adicionales (la AEAT ya tiene la información) y se puede emitir un código QR verificable por el receptor de la factura.

Sistemas no Verifactu (cumplir requisitos sin envío en tiempo real)

El software no envía las facturas a la AEAT, pero debe cumplir todos los requisitos del Reglamento (integridad, conservación, encadenamiento, trazabilidad) y mantener los registros disponibles para inspección. Se puede pasar a Verifactu en cualquier momento, pero no volver atrás durante el ejercicio.

La elección entre ambas modalidades es del contribuyente. La mayoría de software comercial soporta las dos.

Qué tienes que hacer en 2026 para llegar preparado a 2027

Aunque la obligación se haya aplazado, postergar la adaptación es un error. Recomendaciones por orden:

Paso 1: Audita tu software actual

Pregunta a tu proveedor:
– ¿Tu programa está adaptado al RD 1007/2023?
– ¿Soporta las dos modalidades (Verifactu y no Verifactu)?
– ¿Tiene certificación o auditoría externa?
– ¿Cuándo activarás Verifactu por defecto?

Si la respuesta es ambigua o niega, plantéate cambiar de proveedor antes de 2027.

Paso 2: Decide qué modalidad te conviene

• Si emites pocas facturas y trabajas B2C: Verifactu te aporta poco salvo el QR verificable. Modalidad no Verifactu suele ser suficiente.
• Si emites muchas facturas B2B: Verifactu reduce obligaciones futuras y aumenta confianza con clientes que valoran la trazabilidad.
• Si ya estás en SII: Verifactu no aplica.

Paso 3: Aprovecha el Kit Digital para financiar la migración

La Orden TDF/39/2026 incluye en la categoría de factura electrónica soluciones que cubren Verifactu, con bono de hasta 2.000 € dentro del Segmento III. Si todavía no has usado tu bono, este es el destino más estratégico (más sobre Kit Digital 2026).

Paso 4: Forma a tu equipo administrativo

La transición no es solo técnica. Cambia el flujo de trabajo: rectificaciones, anulaciones, abonos, facturas con QR. Forma al equipo en 2026 con tiempo, no en julio de 2027 con prisas.

Paso 5: Revisa contratos con proveedores y clientes

Si tienes acuerdos de facturación recurrente, valora si las cláusulas requieren ajuste para reflejar el formato Verifactu (especialmente el QR y el envío en tiempo real).

Sanciones por incumplir Verifactu (cuando esté en vigor)

• Software no conforme: sanciones del art. 201 bis LGT de hasta 50.000 € por sistema, con agravantes hasta 150.000 € si se trata de sistemas que oculten ventas.
• Incumplimiento de obligaciones formales (no envío, falta de QR, falta de hash): infracciones del art. 200 LGT con multas variables.
• Reincidencia y agravantes: posibilidad de medidas cautelares (precintado de equipos, bloqueo de software).

El aplazamiento no afecta a estas sanciones cuando entre en vigor.

Errores frecuentes que ya vemos en empresas

1. «Como se ha aplazado, descanso». Es el peor enfoque. El software adaptado ya está disponible y funcional. Esperar a 2027 te dejará sin margen.
2. Confundir Verifactu con factura electrónica obligatoria. Son dos obligaciones distintas con calendarios distintos. No vale el mismo software para ambas si no está doble-certificado.
3. Asumir que tu programa actual «ya cumple» sin verificarlo. No todos los proveedores han adaptado sus sistemas. Pídelo por escrito.
4. Pensar que solo afecta a empresas grandes. El 1 de julio de 2027 entra en vigor para todos los autónomos que usen software de facturación. Solo se libra quien factura todo a mano (en la práctica, casi nadie).
5. Subestimar el impacto en el flujo de caja. Verifactu obliga a emitir y registrar facturas en tiempo real. Los descuadres habituales (facturas «pendientes de meter») dejan de ser viables.

Compatibilidad con la factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece)

Verifactu y la factura electrónica obligatoria entre empresas (Ley 18/2022, Crea y Crece) son obligaciones independientes pero complementarias. Cuando ambas entren en vigor, el flujo será:

• Emites una factura → tu software la registra y, si optas por Verifactu, envía el registro a la AEAT.
• La factura, en formato electrónico estructurado (FacturaE u otro formato compatible), se envía a tu cliente a través de la plataforma pública o privada autorizada.
• El receptor confirma recepción y, en su caso, pago.

La integración entre ambos sistemas la cubrirán los proveedores de software adaptados a las dos normas.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

¿Verifactu es obligatorio en 2026?

No. El RDL 15/2025 aplazó la obligación. Las nuevas fechas son 1 de enero de 2027 para empresas y 1 de julio de 2027 para autónomos.

¿Tengo que cambiar de software ya?

No es obligatorio, pero sí recomendable. Si tu software no está adaptado al RD 1007/2023, deberías cambiarlo antes de 2027. Y tu proveedor, en cualquier caso, debería tener su sistema adaptado desde julio de 2025.

¿Qué pasa si elijo no usar Verifactu y opto por la modalidad alternativa?

Es legal. Tu software debe cumplir igualmente todos los requisitos del Reglamento (integridad, encadenamiento, conservación), pero no envía las facturas a la AEAT en tiempo real.

¿Verifactu sustituye al SII?

No. Quien está en el SII no entra en Verifactu. Para los demás, Verifactu cumple una función parcialmente similar (información a la AEAT) pero con un nivel de detalle distinto.

¿Una factura emitida en Verifactu lleva siempre QR?

Sí. Las facturas emitidas en modalidad Verifactu deben incluir un código QR que permite al receptor verificar la factura en la sede electrónica de la AEAT. Las facturas en modalidad no Verifactu también deben incluir QR si así lo establece la normativa de desarrollo.

¿Puedo seguir usando Excel o Word para facturar?

Quien factura en papel puro o con plantillas de procesador de textos sin un sistema informático que las gestione, técnicamente no entra en el ámbito de Verifactu. Pero la AEAT presume que cualquier emisor con cierto volumen utiliza «un sistema informático», así que la opción «manual» es de altísimo riesgo en inspección.

¿Qué pasa si un cliente extranjero no acepta una factura con QR?

El QR es informativo y no afecta a la validez fiscal de la factura. Los clientes extranjeros pueden ignorarlo sin consecuencias. Lo importante es que la factura cumpla con la directiva europea de facturación.

¿Cuándo conviene migrar a Verifactu?

Lo más prudente es migrar al menos 6 meses antes de la fecha obligatoria que te aplica. Para empresas, segundo semestre de 2026. Para autónomos, primer trimestre de 2027 como muy tarde.