Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué es, cuándo llega y cómo prepararse

Resumen rápido: la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) obliga a todas las empresas y profesionales españoles a emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado en sus operaciones B2B. El reglamento de desarrollo está pendiente de publicación oficial al cierre de este artículo. Cuando se publique, arrancará un calendario de entre 12 y 24 meses según el tamaño de la empresa. Esta obligación es distinta e independiente de Verifactu: afecta al canal y al formato de la factura, no al registro de facturación ante la AEAT.

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Qué es la factura electrónica obligatoria y en qué se diferencia de Verifactu

La factura electrónica B2B es una factura emitida y recibida en formato digital estructurado —es decir, un archivo XML u otro formato legible por máquina, no un PDF— entre empresas y profesionales (operaciones entre sujetos pasivos del IVA).

Su base legal es el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas —conocida como Ley Crea y Crece—, que modificó la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información para extender la obligación de facturación electrónica al sector privado.

Antes de 2022, la factura electrónica solo era obligatoria en operaciones con la Administración Pública (B2G, en vigor desde 2015 a través del sistema FACe). La Ley Crea y Crece da el paso al terreno privado.

La diferencia clave con Verifactu, que muchas empresas confunden, es la siguiente:

Son obligaciones compatibles y complementarias, no alternativas. La misma factura puede cumplir con ambas si el software elegido está adaptado a los dos marcos normativos.

Calendario de implantación por tamaño de empresa

El reglamento de desarrollo de la Ley Crea y Crece está pendiente de publicación en el BOE al cierre de este artículo. Los plazos que se indican a continuación son los previstos en el texto legal y en el borrador reglamentario en tramitación; el punto de partida (día D) se contará desde la publicación oficial del reglamento.

Tres aclaraciones importantes sobre esta tabla:

1. La distinción de 8 millones € se refiere al volumen de operaciones del año anterior, no al número de empleados ni a la forma jurídica.
2. Las empresas grandes tienen obligación de emitir Y recibir desde el mes 12. Las pequeñas solo deben estar en condiciones de recibir durante el primer año, y de emitir a partir del mes 24.
3. Los plazos exactos y posibles excepciones quedarán fijados en el reglamento. Marca pendiente de publicación reglamentaria cualquier fecha concreta que consultes antes de que el reglamento esté en el BOE.

Formatos válidos y plataformas disponibles

Formatos esperados

El reglamento previsiblemente homologará los siguientes formatos de factura electrónica estructurada:

• Facturae (estándar de la AEAT, ya usado en B2G): formato XML propio de la Administración española, ampliamente soportado por el software contable nacional.
• UBL 2.1 (Universal Business Language): estándar internacional ISO/IEC, el más usado en Europa para facturación electrónica.
• CII (Cross-Industry Invoice, UN/CEFACT): otro estándar XML europeo, utilizado en el formato híbrido ZUGFeRD/Factur-X.
• EDIFACT: formato EDI histórico, presente en grandes cadenas de distribución y sectores con integración ERP-ERP consolidada.

Lo relevante es que un PDF no es una factura electrónica a efectos de esta obligación, aunque se envíe por correo electrónico. El PDF no es legible por máquina de forma estructurada. Seguir enviando PDFs no cumplirá la obligación.

Plataformas de transmisión

Habrá dos vías para enviar y recibir facturas electrónicas:

• Plataforma pública FACeB2B: gestionada por el Ministerio de Asuntos Económicos, ya operativa en pruebas. Será gratuita y accesible para cualquier empresa, siguiendo el modelo de FACe para el sector público.
• Plataformas privadas certificadas: soluciones comerciales homologadas (Holded, Sage, A3 (Wolters Kluwer), Quipu, Docuten, Tungsten Network, etc.) que permiten el intercambio entre empresas clientes de distintos proveedores, siempre que cumplan los requisitos de interoperabilidad del reglamento.

El reglamento deberá garantizar que las plataformas privadas sean interoperables entre sí, de modo que una empresa en Holded pueda enviar una factura a un proveedor en Sage sin fricciones.

Cómo prepararse: 5 pasos por orden

Paso 1: Determina en qué grupo estás

Revisa tu volumen de operaciones del año anterior. Si superas los 8 millones €, estarás en el grupo de 12 meses en cuanto se publique el reglamento. Si no llegas, tienes 24 meses para emitir, pero deberás poder recibir facturas electrónicas antes.

Atención si perteneces a un grupo empresarial: el umbral de 8 millones puede evaluarse a nivel de grupo y no solo de la entidad individual. Consulta con tu asesoría antes de concluir en qué tramo quedarás.

Paso 2: Elige una plataforma o actualiza tu software

Evalúa si tu programa de facturación actual está en hoja de ruta de adaptación. Las preguntas clave al proveedor son:

• ¿Soporta los formatos Facturae y UBL 2.1?
• ¿Tiene integración con FACeB2B o con plataformas privadas certificadas?
• ¿Está también adaptado a Verifactu (RD 1007/2023)?

Si la respuesta es negativa o evasiva en más de una, es mejor cambiar de solución con margen que esperar al último trimestre del plazo.

Paso 3: Forma al equipo administrativo

La facturación electrónica cambia el flujo de trabajo: ya no se «envía un PDF por email». Hay que emitir desde el sistema, confirmar la recepción por parte del destinatario y gestionar los rechazos o disputas a través de la plataforma. Cuanto antes integre el equipo el nuevo flujo, menor el impacto cuando la obligación entre en vigor.

Paso 4: Integra con tu ERP o software de contabilidad

Si utilizas un ERP o un software contable independiente del de facturación, el nuevo esquema requiere integración entre ambos para que las facturas emitidas y recibidas fluyan automáticamente a la contabilidad. Una integración mal hecha genera descuadres, duplicados y retrasos en el cierre mensual.

Paso 5: Haz pruebas con clientes y proveedores clave

No esperes a la obligación legal para probar el canal. Muchos de tus clientes o proveedores grandes ya tienen sus sistemas listos. Empieza a enviar facturas electrónicas de forma voluntaria: detectarás incompatibilidades de formato con tiempo suficiente para resolverlas.

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Sanciones previstas

La Ley 18/2022 no detalla el régimen sancionador en el propio articulado: lo remite al reglamento de desarrollo. El borrador en tramitación prevé sanciones de hasta 10.000 € por incumplimiento de la obligación de emitir o recibir en formato electrónico. Pendiente de confirmación definitiva en el reglamento.

Lo que sí está claro desde ya es que continuar emitiendo facturas en PDF una vez vencido el plazo constituirá un incumplimiento formal con consecuencias en inspecciones de IVA e IS.

Compatibilidad entre factura electrónica B2B y Verifactu

Cuando ambas obligaciones estén en vigor, el flujo para una empresa que opte por la modalidad Verifactu será:

1. Emites la factura desde tu software → el programa la registra con hash encadenado y envía el registro a la AEAT (Verifactu).
2. La misma factura, en formato XML estructurado, se transmite a tu cliente a través de la plataforma pública o privada (Ley Crea y Crece).
3. El cliente confirma la recepción. En algunos casos, también el pago.

Un solo software bien adaptado puede ejecutar los dos pasos sin intervención manual. La clave es elegir una solución que certifique cumplimiento con ambos reglamentos, no solo con uno. Para más contexto sobre Verifactu y su calendario propio, puedes consultar el artículo sobre el aplazamiento de Verifactu a 2027.

Errores frecuentes que ya vemos en empresas y autónomos

1. Confundir factura electrónica B2B con Verifactu. Son dos marcos legales distintos. Estar adaptado a uno no garantiza cumplimiento con el otro.
2. Creer que enviar un PDF firmado digitalmente es suficiente. Un PDF firmado con certificado es un documento auténtico, pero no es una factura electrónica estructurada. No cumple la obligación.
3. Esperar a que el reglamento se publique para empezar a moverse. En cuanto se publique arranca el reloj. Quien no haya evaluado su software tendrá plazos reales mucho más cortos.
4. Asumir que la plataforma pública (FACeB2B) no requiere preparación. Integrarse con FACeB2B también exige que tu software pueda generar el formato requerido y comunicarse con la plataforma mediante API o servicio web.
5. Olvidar la obligación de recibir. Las pymes tienen 12 meses para estar preparadas para recibir facturas electrónicas, aunque no tengan que emitirlas todavía. Si un cliente grande te envía una factura electrónica antes de tu plazo de emisión, debes poder procesarla.
6. No consultar el impacto en clientes B2G ya activos. Si ya emites facturas a la Administración por FACe, el sistema B2B privado es diferente. No se traslada automáticamente la configuración.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria

¿La obligación afecta también a consumidores particulares (B2C)?

No. La Ley Crea y Crece solo obliga en operaciones entre empresarios y profesionales (B2B). Las facturas a consumidores finales (B2C) no entran en el ámbito de esta obligación. Un autónomo que facture tanto a empresas como a particulares solo deberá emitir electrónicamente las facturas destinadas a clientes empresariales.

¿Un autónomo con facturación muy baja está exento de emitir?

No existe exención por umbral mínimo de facturación para la obligación de emitir. Lo que cambia es el plazo: los autónomos y pymes por debajo de los 8 millones €/año tienen 24 meses desde la publicación del reglamento (frente a los 12 meses de las empresas grandes). Durante los primeros 12 meses, los pequeños solo deben poder recibir, no necesariamente emitir. Pero la obligación de emitir llega igualmente en el mes 24.

¿Qué ocurre si mi cliente pyme no acepta la factura electrónica porque todavía no tiene su sistema adaptado?

La obligación legal de emitir es tuya si estás en el grupo de 12 meses. Si tu cliente aún no puede recibir, el reglamento prevé que la plataforma pública (FACeB2B) actúe como repositorio neutral: emites y la factura queda disponible para que el receptor la descargue cuando pueda. No podrás excusar el incumplimiento porque el destinatario no tenga su sistema listo.

¿Se puede seguir enviando un PDF como complemento a la factura electrónica?

Sí, como documento informativo o copia de cortesía, pero el PDF no tendrá valor legal a efectos de la obligación. La factura válida será el archivo en formato estructurado. Si envías solo PDF, la operación se considerará facturada sin cumplir el requisito electrónico.

¿Las facturas electrónicas B2B deben ir firmadas digitalmente?

El reglamento probablemente admitirá varias formas de autenticación de la integridad (firma electrónica reconocida, sello electrónico de empresa, EDI con acuerdo previo o transmisión a través de plataforma certificada). La firma electrónica avanzada no será la única opción. Pendiente de confirmación en el reglamento de desarrollo.

¿Las facturas a la Administración Pública (B2G) también entran en esta obligación?

No. Las facturas a la Administración ya son obligatorias en formato electrónico desde 2015 (FACe) para contratos con el sector público estatal, y desde fechas similares para CC.AA. y entes locales según su normativa propia. La Ley Crea y Crece no modifica ese régimen; lo que hace es extender la obligación al sector privado. Si ya facturas a la Administración por FACe, esa vía no cambia.

¿Qué pasa si mi software actual no estará listo a tiempo?

En ese caso, la opción más segura es migrar a una plataforma diferente con suficiente antelación o contratar un servicio intermediario que actúe como operador de facturación electrónica en tu nombre. Esperar a los últimos meses del plazo para cambiar de software genera riesgos operativos altos: migraciones de datos, formación del equipo, pruebas con clientes y posibles incidencias técnicas.

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Si tu actividad como autónomo o empresa está en Toledo o Castilla-La Mancha, en Palencia Asesores trabajamos con el marco normativo actualizado y te ayudamos a elegir la solución de facturación más adecuada a tu volumen y tipo de operaciones. También puedes consultar nuestros artículos sobre cuotas de autónomos 2026, alta como autónomo paso a paso y Kit Digital para autónomos.