Una factura es el documento que acredita una operación de venta de bienes o prestación de servicios entre un emisor y un destinatario, con valor fiscal ante Hacienda. Saber cómo hacer una factura correctamente importa porque de ese documento dependen el IVA que repercutes, el IRPF que retienes y la deducibilidad del gasto para tu cliente. No es un simple recibo: es la prueba contable de la operación y la base sobre la que se liquidan tus impuestos.
En esta guía verás qué datos obligatorios debe incluir una factura completa, en qué se diferencia de la factura simplificada (el ticket), cómo emitirla paso a paso y cuándo estás obligado a expedirla. Los requisitos que se explican proceden del Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), la norma que fija el contenido mínimo de toda factura en España. Si eres autónomo o tienes una empresa, este documento forma parte de tu día a día fiscal.
¿Qué es una factura y para qué sirve?
Una factura es el documento mercantil que registra una operación económica e indica el importe, los impuestos aplicados y los datos del emisor y del destinatario. Sirve para tres cosas: justificar el cobro de una venta o servicio, repercutir el IVA correspondiente y permitir que quien la recibe se deduzca el gasto y el IVA soportado. Sin factura válida, una operación no tiene respaldo fiscal.
Toda factura identifica a las dos partes (emisor y receptor), describe la operación, separa la base imponible de la cuota de IVA y lleva un número correlativo único. Estos elementos no son opcionales: el Reglamento de Facturación los exige para que el documento tenga validez. Si emites facturas con IRPF porque eres profesional, la retención también se refleja en el documento. Para entender bien cómo encaja el IVA repercutido en tu actividad, puedes revisar nuestra guía sobre el modelo 303 de IVA trimestral.
¿Qué datos obligatorios debe incluir una factura?
Una factura completa debe contener los datos del emisor y del destinatario, un número correlativo, la fecha, la descripción de la operación, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota. El artículo 6 del Reglamento de Facturación detalla cada mención obligatoria. Si falta alguno de estos datos, la factura puede considerarse incorrecta y dar problemas tanto a quien la emite como a quien la deduce.
| Dato obligatorio | Qué incluye |
|---|---|
| Número y serie | Numeración correlativa; las series permiten distinguir tipos o años de facturación |
| Fecha de expedición | Fecha en la que se emite la factura |
| Fecha de la operación | Si es distinta de la de expedición (entrega del bien o prestación del servicio) |
| Datos del emisor | Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal |
| Datos del destinatario | Nombre o razón social, NIF y domicilio del receptor |
| Descripción de la operación | Concepto del bien entregado o servicio prestado y precio unitario |
| Base imponible | Importe de la operación antes de impuestos |
| Tipo impositivo de IVA | Porcentaje de IVA aplicado a la operación |
| Cuota de IVA | Importe del IVA repercutido, consignado por separado |
| Importe total | Suma de la base imponible más la cuota de IVA (menos la retención de IRPF si procede) |
Cuando la operación está exenta de IVA, la factura debe indicarlo con una referencia a la norma que ampara la exención. Si eres profesional y aplicas retención de IRPF, esa retención se resta del total y también consta en el documento. La base imponible es siempre el punto de partida del cálculo: sobre ella se aplica el tipo de IVA y, en su caso, el porcentaje de retención.
¿Cómo hacer una factura paso a paso?
Para hacer una factura, reúne tus datos fiscales y los del cliente, asigna un número correlativo, describe la operación, calcula la base imponible y aplica el IVA y la retención que correspondan. El proceso es el mismo tanto si usas un programa de facturación como si la haces en una plantilla. Estos son los pasos para emitir una factura correcta.
- Anota tus datos como emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Añade los datos del destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Asigna un número de factura correlativo y la fecha de expedición.
- Describe la operación: concepto del producto o servicio y, si aplica, el precio unitario.
- Calcula la base imponible, es decir, el importe antes de impuestos.
- Aplica el tipo de IVA que corresponda y consigna la cuota por separado.
- Resta la retención de IRPF si eres profesional y estás obligado a practicarla.
- Indica el importe total y conserva una copia para tu contabilidad.
El número de factura no se puede repetir ni saltar de forma arbitraria: la numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie. Conserva todas las facturas emitidas y recibidas, porque son la base de tus declaraciones de IVA e IRPF. Si tienes gastos de tu actividad, esas facturas recibidas son las que te permiten deducir; te explicamos cuáles puedes desgravar en nuestra guía de gastos deducibles para autónomos.
Factura completa y factura simplificada (ticket): cuándo usar cada una
La factura simplificada, conocida como ticket, es una versión reducida que se puede emitir cuando el importe no supera ciertos límites. El artículo 4 del Reglamento de Facturación permite expedirla cuando el importe no excede de 400 euros (IVA incluido) con carácter general, o de 3.000 euros (IVA incluido) en determinadas operaciones como ventas al por menor, hostelería o transportes. Esta tabla resume las diferencias.
| Aspecto | Factura completa | Factura simplificada (ticket) |
|---|---|---|
| Límite de importe | Sin límite | Hasta 400 € (IVA incluido) general; hasta 3.000 € (IVA incluido) en casos concretos |
| Datos del destinatario | Obligatorios (NIF y domicilio) | No obligatorios, salvo que el cliente los pida para deducir |
| Desglose del IVA | Base imponible y cuota por separado | Basta con indicar «IVA incluido» y el tipo aplicado |
| Cuándo usarla | Operaciones entre empresas o profesionales y siempre que el cliente la exija | Ventas a consumidor final de poco importe (comercio, hostelería) |
| Permite deducir al receptor | Sí | Solo si incluye los datos fiscales del destinatario a petición |
Aunque emitas un ticket, el cliente que sea empresario o profesional puede pedirte que añadas su NIF y la cuota de IVA desglosada para poder deducir el gasto. En ese caso debes ampliar el contenido del ticket o emitir una factura completa. Por defecto, la factura simplificada se usa en ventas a consumidor final de importe bajo; en operaciones entre empresas lo habitual es la factura completa.
¿Quién está obligado a emitir factura?
Están obligados a emitir factura los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad. La obligación nace al entregar un bien o prestar un servicio dentro de la actividad económica. Hay supuestos en los que siempre debe expedirse factura completa, como cuando el destinatario es otro empresario o profesional, o cuando este la solicita para ejercer su derecho a deducir.
El destinatario empresario o profesional puede exigir una factura completa con todos sus datos. Por eso, aunque vendas a consumidor final y puedas usar el ticket, conviene tener preparado el sistema para emitir factura completa cuando te la pidan. La obligación de facturar va ligada a estar dado de alta en Hacienda y a tu régimen de IVA, que determina cómo repercutes el impuesto en cada operación.
Factura electrónica y Verifactu: hacia dónde va la facturación
La factura electrónica es la que se emite y recibe en formato digital estructurado, no un simple PDF. En el ámbito entre empresas y profesionales (B2B) la facturación electrónica avanza hacia su obligatoriedad, y los sistemas de facturación deben adaptarse a los nuevos requisitos de control de Hacienda, como Verifactu. El contenido obligatorio de la factura no cambia: lo que cambia es el formato y la forma de remitirla y conservarla.
Si te preocupa cómo te afectan estos cambios y a partir de cuándo tendrás que emitir tus facturas en formato electrónico, lo desarrollamos en detalle en nuestra guía sobre la factura electrónica obligatoria. Adaptarse a tiempo evita sustos: conviene elegir un sistema de facturación que cumpla la normativa antes de que la obligación entre en vigor para tu caso.
Cómo lo resolvemos en Palencia Asesores
En Palencia Asesores nos encargamos de que tu facturación cumpla la normativa y de que el IVA y el IRPF queden bien calculados en cada documento. Revisamos tu sistema de facturación, comprobamos que las facturas que emites llevan todos los datos obligatorios y configuramos las series y la numeración correlativa para que no haya errores. Así evitamos requerimientos de Hacienda por facturas mal hechas.
También te ayudamos a preparar la transición a la factura electrónica y a elegir un programa que cumpla los requisitos de control. Llevamos tu contabilidad a partir de las facturas emitidas y recibidas, y las cruzamos con tus declaraciones trimestrales para que todo cuadre. Puedes ver cómo trabajamos en nuestra página de asesoría fiscal en Toledo y plantearnos tu caso sin compromiso.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una factura
¿Qué datos no pueden faltar en una factura?
No pueden faltar el número correlativo, la fecha, los datos fiscales del emisor y del destinatario (nombre, NIF y domicilio), la descripción de la operación, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota. En la factura simplificada los datos del destinatario no son obligatorios, salvo que los pida para deducir.
¿Cómo se hace una factura paso a paso?
Anota tus datos y los del cliente, asigna un número correlativo y la fecha, describe la operación, calcula la base imponible, aplica el IVA y, si eres profesional, la retención de IRPF. Indica el importe total y guarda una copia. El proceso es el mismo en un programa de facturación o en una plantilla.
¿Cuál es la diferencia entre factura y ticket?
El ticket es una factura simplificada que se puede emitir cuando el importe no supera 400 euros (IVA incluido) con carácter general, o 3.000 euros en ciertos casos. No exige los datos del destinatario y basta con indicar «IVA incluido». La factura completa lleva todos los datos fiscales y permite siempre deducir.
¿Puedo hacer una factura sin ser autónomo?
La obligación de emitir factura corresponde a empresarios y profesionales por su actividad económica, lo que implica estar dado de alta en Hacienda. Si vas a facturar de forma habitual, lo correcto es darte de alta. Para casos puntuales conviene consultar tu situación concreta con un asesor antes de emitir.
¿Cómo se calcula el importe total de una factura?
Se parte de la base imponible (el importe antes de impuestos), se le suma la cuota de IVA resultante de aplicar el tipo correspondiente y, si eres profesional sujeto a retención, se resta el IRPF. El resultado es el importe total que paga el cliente o que se compensa con la retención.
¿Dónde puedo consultar la normativa oficial de facturación?
En el Reglamento de Facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, que fija el contenido de la factura completa (artículo 6) y de la simplificada (artículos 4 y 7). Puedes leer el texto oficial en el Boletín Oficial del Estado.
