Has contratado a tu primer empleado y ahora toca pagarle. La nómina no es un recibo libre: tiene un contenido mínimo obligatorio y un orden de cálculo que, si te lo saltas, acaba en diferencias de cotización.
Toda nómina se construye en tres bloques: devengos, lo que el empleado gana; bases de cotización, sobre las que se aplican los porcentajes; y deducciones, lo que se le descuenta por Seguridad Social e IRPF. El salario neto es la resta. Al trabajador se le retiene en torno al 6,5 % de su salario bruto por Seguridad Social, más el IRPF que le corresponda según su situación personal.
Vamos por orden, con un ejemplo cerrado al final. Si lo que quieres es entender una nómina que ya tienes delante, te sirve más la guía de cómo leer una nómina.
Los datos obligatorios del encabezado
El contenido mínimo del recibo de salarios lo fija el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores. Antes de calcular nada, la nómina tiene que identificar a las dos partes y el periodo de liquidación:
- De la empresa: nombre o razón social, domicilio fiscal, CIF y código de cuenta de cotización a la Seguridad Social.
- Del empleado: nombre, DNI o NIE, número de afiliación, categoría profesional y grupo de cotización, convenio colectivo de aplicación y fecha de antigüedad.
- Periodo de liquidación, con fecha de inicio y fin y número de días que abarca.
El grupo de cotización no es decorativo: determina la base mínima y la base máxima de cotización aplicables a ese trabajador.
Devengos: todos los conceptos salariales que se suman
Los devengos se dividen en dos familias, y la diferencia importa porque no cotizan igual:
- Percepciones salariales: salario base según convenio colectivo, complementos salariales (antigüedad, puesto, productividad), horas extras, prorrata de pagas extraordinarias y salario en especie.
- Percepciones no salariales: dietas y gastos de locomoción dentro de los límites exentos, plus de transporte, indemnizaciones y prestaciones de la Seguridad Social.
Las pagas extras puedes abonarlas en su mes o prorratearlas en las doce nóminas. Aunque las pagues aparte, su importe se reparte siempre entre los doce meses a efectos de cotización.
La base de cotización: de dónde salen los descuentos
Los porcentajes no se aplican al total devengado, sino a las bases. Necesitas tres:
- Base de contingencias comunes: percepciones salariales del mes más la prorrata de pagas extras, excluidas las horas extraordinarias.
- Base de contingencias profesionales: la anterior más las horas extraordinarias. Sirve para accidentes y para los conceptos de recaudación conjunta (desempleo, formación profesional y FOGASA).
- Base sujeta a IRPF: el total devengado menos las percepciones exentas.
Cada base tiene un tope mínimo y uno máximo que se actualizan cada año. Si el sueldo supera la base máxima de cotización, se cotiza por el tope, no por el salario real.
Deducciones al trabajador en 2026
Son los porcentajes que salen del bolsillo del empleado. La empresa aporta su parte por separado, y es bastante mayor:
| Concepto | Tipo a cargo del trabajador |
|---|---|
| Contingencias comunes | 4,70 % |
| Desempleo (contrato indefinido) | 1,55 % |
| Desempleo (contrato temporal) | 1,60 % |
| Formación profesional | 0,10 % |
| Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) | 0,15 % |
| IRPF | Variable según situación personal |
El MEI sube una décima cada año hasta 2029; del 0,90 % total de 2026, la empresa asume el 0,75 % y el trabajador el 0,15 %. El FOGASA y los accidentes de trabajo los paga íntegramente la empresa, así que no aparecen como descuento en la nómina.
Por debajo de esos tipos van las otras deducciones: anticipos de nómina, embargos judiciales, cuotas sindicales o el valor de productos recibidos en especie. La retención de IRPF no es un tipo fijo: se calcula con la situación familiar declarada en el modelo 145 y con la previsión de retribución anual.
Ejemplo de nómina calculada
Un empleado con contrato indefinido a jornada completa, salario bruto de 1.800 € al mes con pagas prorrateadas y una retención de IRPF del 10 %:
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Total devengado | Salario base + prorrata | 1.800,00 € |
| Contingencias comunes | 4,70 % de 1.800 | 84,60 € |
| Desempleo | 1,55 % de 1.800 | 27,90 € |
| Formación profesional | 0,10 % de 1.800 | 1,80 € |
| MEI | 0,15 % de 1.800 | 2,70 € |
| Retención de IRPF | 10 % de 1.800 | 180,00 € |
| Total a deducir | Seguridad Social + IRPF | 297,00 € |
| Líquido a percibir | 1.800 − 297 | 1.503,00 € |
Los descuentos de Seguridad Social suman 117 € sobre 1.800 €, un 6,5 % del bruto. Ese es el salario neto que llega a la cuenta bancaria; lo que la empresa paga de verdad por ese empleado es bastante más, porque su cuota patronal va aparte.
Qué hacer después de emitir la nómina
- Entregar copia al empleado y conservar los recibos firmados: son la prueba del pago frente a una inspección.
- Presentar la liquidación de cotizaciones por el Sistema de Liquidación Directa, la mecánica que sustituyó al papel de los TC1 y TC2.
- Ingresar las retenciones con el modelo 111 cada trimestre y resumirlas en el modelo 190 anual.
Los plazos son estrictos: las cotizaciones se ingresan dentro del mes siguiente al de devengo, y presentarlas tarde genera recargos automáticos.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una nómina
¿Puedo pagar la nómina en efectivo?
Puedes, pero es mala idea y tiene límites legales. Lo prudente es la transferencia: el apunte bancario acredita el pago si el empleado lo discute después.
¿Cómo afecta el tipo de contrato a la nómina?
Sobre todo al porcentaje de desempleo: 1,55 % en indefinido y 1,60 % en temporal para el trabajador, con cuotas empresariales también distintas. Conviene revisar la modalidad contractual antes de configurar la primera nómina.
¿Qué pasa si me equivoco en una nómina ya pagada?
Se corrige en la siguiente con un ajuste, y si afecta a las bases de cotización hay que rectificar la liquidación de ese mes. Cuanto antes se detecte, menos recargo.
¿Cuál es la diferencia entre salario bruto y salario neto?
El bruto es el total devengado antes de descuentos. El salario neto, o líquido a percibir, es lo que llega a la cuenta bancaria del empleado una vez restadas la Seguridad Social y la retención de IRPF.
¿Cuándo hay que entregar la nómina al empleado?
Junto con el pago del salario, que debe producirse dentro del mes al que corresponde. La empresa está obligada a entregar el recibo aunque el trabajador no lo pida, y a conservarlo firmado.
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